XRechnung, DER elektronische Rechnungsstandard
Grundsätzlich ist jede Rechnung, die elektronisch versandt wird, eine E-Rechnung, also eine papierlose Rechnung. Das können Rechnungs-Datensätze oder auch Bilddateien sein. Meist erhalten Sie diese Dokumente als E-Mail oder Download aus einem Portal. Sicher laden Sie sich so bereits Telefonrechnungen Ihres Kommunikationsanbieters herunter, denn diese Branche gehört zu einer der ersten, welche elektronische Rechnungen erstellte.
Ab 2025 müssen Unternehmen elektronische Rechnungen (XRechnung) empfangen können. Bereits im Jahr 2020 wurde die XRechnung in Deutschland eingeführt und damit die europäische Norm EN-16931 umgesetzt (Ursprung: EU-Richtlinie 2014/55/EU). Diese wird jetzt auf nahezu alle Unternehmen erweitert, mit wenigen Ausnahmen und einer Übergangsfrist bis 2027.
Mit dem Wachstumschancengesetz wird die Digitalisierung in deutschen Unternehmen schneller vorangetrieben. Für die Wirtschaft und die Produktivität einzelner Unternehmen bedeutet das eine einmalige Chance!
Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen?
Mit Inkrafttreten des Gesetzes muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
Bei der Ausstellung, daher bei Ausgangsrechnungen / Fakturen, gelten die neuen Regelungen für folgende Empfängergruppen:
Der Empfänger ist ein Unternehmen, das in Deutschland ansässig ist
Grundstücksbezogene Leistungen, sowohl an private Haushalte, als auch an Unternehmen
Der Empfänger ist eine jurisitische Person, die kein Unternehmer ist
Bei der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen gibt es aber Ausnahmen:
Rechnungen mit Beträgen bis 250 Euro
Fahrausweise
steuerfreie Umsätze
Wie müssen elektronische Rechnungen archiviert werden?
Elektronische Rechnungen müssen zwingend auch elektronisch verarbeitet und archiviert werden. Ein Medienbruch, d. h. zum Beispiel das Ausdrucken von E-Rechnungen zur Archivierung, darf nicht vorgenommen werden. Da XRechnungen oder auch das Vorgängerformat ZUGFeRD der Papierrechnung gleichgestellt sind, gilt auch hier die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren.
Dokumentenmanagementsysteme unterstützen bei der rechtssicheren Archivierung von Rechnungen und stellen sicher, dass Rechnungen über die Aufbewahrungsfrist hinweg nicht verändert werden können.
Workflowmanagementsysteme unterstützen bei der Automatisierung des gesamten Eingangs- und Ausgangsrechnungsdurchlaufes und damit den Abbau von:
· papiergeführten und langwierigen Rechnungsaktenumläufen,
· aufwendigen Unterschriftenkontrollen,
· Fehlerquellen bei Prüfung und z.B. Doppel- oder Zuvielzahlungen
· unnötige Liegezeiten
· verstrichenen Skontofristen
Darüber hinaus liefern die Softwarehersteller auch die technischen Schnittstellen zur elektronischen Abholung, Lieferung und Weiterverarbeitung von XRechnungen sowie auch von E-Mail und Papierrechnungen. Dazu gehört auch die elektronische Siegelung oder Signatur.
Wir können Sie auf dem Weg in die digitale Welt unterstützen
Wir haben langjährige Erfahrung im Projektmanagement von großen Transformationsprojekten sowie u.a. der Einführung von eRechnungsprozessen.
Unsere Kernbranche ist das deutsche Gesundheitswesen – ein großer Schwerpunkt sind die Kassenärztlichen Vereinigungen (Referenzen aus mittlerweile 12 Jahren in 8 unterschiedlichen KVen).
Wir sprechen Ihre Sprache und verstehen die Spezifika der Geschäftsmodelle.
Wir gewährleisten sowohl den Fokus auf die technische Softwareunterstützung wie auf Ihre Prozesse und die Prozessorganisation.
Wir begleiten Sie von A-Z durch die Konzeption, Softwareauswahl, Umsetzung der Sollsituation (Software und Prozesse) bis hin zur Überführung in den laufenden Betrieb.
Kompetenz, Ziel-und Lösungsorientierung prägen unser Denken und Handeln, was wesentliche Bausteine Ihres (Projekt)Erfolges sind.
Wir kennen die Untiefen und Fallstricke und führen Sie sicher um sie herum.
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